Artikel handbok att genomföra förändring

Handbok: genomföra förändring

Skriven av: Appoteket
oktober 8, 2021
Denna handbok kan hjälpa dig som ska vara med och genomföra förändringsarbete i din verksamhet. Den innehåller både sådant som är bra att tänka på i planeringsarbetet, samt praktiska tips du kan använda dig av. Du kan också använda handboken för att förbereda ett eget förslag du har på förändringar i din verksamhet.

Ett förändringsarbete kan vara alltifrån införandet av ny teknik eller en ny rutin, till förändringar i arbetssätt eller struktur på en arbetsplats. Initiativ kan komma underifrån, uppifrån eller utifrån. Några exempel som beskriver detta är:

  • Underifrån: Personal lyfter fram behov av förändring som de själva kan genomföra.
  • Uppifrån: Chef eller ledning kommer med nya direktiv.
  • Utifrån: Ny lag eller nytt behov kräver förändring i verksamheten.

 

Oavsett varifrån initiativet kommer är det bra att de som är involverade i förändringen känner till den och är beredda på vad som kommer krävas av dem.

Det är också viktigt att alla delar samma bild av vad som ska hända. Det kan lätt bli fel om de som ska arbeta med förändringen inte blir inblandade och delaktiga i planeringen. Det kan vara bra att skriva en enkel planering, som exempelvis beskriver vad som ska förändras och när olika aktiviteter ska göras. Om det redan finns en plan för förändringen kan det vara bra att göra om den till er egen planering, så att planen är tydlig och konkret för de som ska använda den.

Ju större projektet är desto större är behovet av att ha en formulerad plan. Om det finns en nedskriven plan blir det lättare att involvera fler i vad som ska göras och ni undviker missförstånd. En plan kan också synliggöra det förändringsarbete som ofta pågår “i det tysta” i en verksamhet.

 

Planering

Vem bör involveras?

När ni gör er planering är det viktigt att involvera de som kommer att beröras. Det kan därför vara bra att börja med att fundera på vem eller vilka som behöver involveras.

Är det kollegor eller chefer som kommer beröras? Då kan det vara bra att inkludera dem redan i planeringen, då de kan bidra med värdefulla perspektiv.

Brukare ska alltid inkluderas i planering som berör dem.

 

När och på vilket sätt?

När ni har tagit ställning till vem som behöver involveras behöver ni fundera på när i processen dessa personer ska involveras och på vilket sätt. Ett tips är att försöka involvera de som berörs så tidigt som möjligt.
Vad är syftet med att göra en plan?
Nästan alla förändringar bygger på att det finns ett behov och ett önskat mål. Planen bör vara en karta som beskriver hur ni ska göra för att nå målet. Även om det redan finns en plan eller en policy så behöver ni fundera på hur ni använder den för att nå målet.

Målet kan till exempel vara:

  • Brukare ska kunna erbjudas stöd för att få bättre koll på sin egen ekonomi med förenklat banksaldo
  • Personal ska få internutbildning i att använda en ny digital tjänst

 

Hur kan ni göra en plan?

  1. Börja med att kortfattat beskriva nuläget.
  2. Skriv sedan upp vilka aktiviteter/insatser ni skulle kunna göra, som förväntas leda till att ni når målet.
  3. Diskutera och kom överens om vilka av de föreslagna aktiviteterna ni bedömer är bäst.
  4. Diskutera och ta ställning till om ni kan och behöver ta hjälp utifrån, till exempel om någon annan redan har genomfört en liknande förändring.

 

Nedan ser ni ett exempel, som både beskriver tillvägagångssätt och synliggör hur en plan kan se ut.

 

Plan för införande av ny digital rutin på boendet Laxen

 

Förankra behov
Det är viktigt att specificera vilka behoven är och att förankra dessa med involverade parter innan man går vidare.

Bestäm mål
Nästa steg är att definiera vilket resultat man vill uppnå genom sitt förändringsarbete, baserat på de behov som finns. Vad är målet ni vill uppnå?

Överväg alternativ och besluta tillvägagångssätt

Se över vilka alternativ som finns och besluta vilket tillvägagångssätt ni vill gå vidare med för att bäst uppnå målet.

Identifiera och uppskatta resurser

Uppskatta vilka resurser som kommer krävas för att genomföra valt tillvägagångssätt.
Resurser kan vara tid, pengar, kompetens, material, lokaler, teknik med mera.

Planera utförande

Gör en plan som beskriver hur ni tänker genomföra de valda aktiviteterna, när det ska göras och vem som ska göra vad.

Utvärdering

Det är också bra att, redan innan man sätter igång, ha en tanke om hur projektet ska utvärderas och när resultatet kommer att mätas.

Utvärdering och vidareutveckling

Att utvärdera och följa upp är lika viktigt som att genomföra själva förändringen. Det är här ni ser om ni lyckats uppnå ert mål. Ett sätt att utvärdera är att samla de som varit involverade och gå igenom och skriva ner vad som har hänt under processens gång.

Exempel på frågeställningar att diskutera och dokumentera kan vara:

  • Vad har ni gjort?
  • Vilka utmaningar har ni stött på?
  • Hur långt har ni kommit?
  • Vad har ni lärt er?
  • Vad återstår att göra?

 

Det kan låta mycket, speciellt när förändringen är liten. Men att skriva ner åtminstone några meningar är jättebra. Det kan vara till hjälp för många; chefen kan visa på positiva exempel för ledning och anhöriga, verksamheten kan titta tillbaka på lyckade exempel på förändring, man kan visa för nya anställda för att tydliggöra sammanhang. Det gör det också lättare att sprida resultaten vidare till andra verksamheter.

Att utvärdera och följa upp är en viktig del vid införande (implementering) av ny kunskap eller nya rutiner. Gör därför gärna en utvärdering precis efter ni börjar känna er “klara” med projektet, samt en mindre uppföljning en tid längre fram för att se att allt fortfarande går bra.

 

 

Tips för fortsatt läsning samt information om källor
 
För dig som vill veta mer om att genomföra förändringsarbete i en verksamhet rekommenderar vi följande fortsatta läsning;

 

Förändringsarbete, Exempel på förändringsmodeller och kompetensutveckling, av Christina Olsson på Örebro universitet.

 

Källor

https://rigmormortis1998.files.wordpress.com/2013/02/fc3b6rc3a4ndringsarbete-exempel-pc3a5-modeller.pdf

 

https://www.astrakan.se/motstand-mot-forandring-2/

 

https://www.motivation.se/innehall/motstand-vid-forandring-en-mansklig-reaktion/

https://www.ledarna.se/stod-i-chefsrollen/leda-medarbetare/forandringsprocesser/

Dela på facebook
Dela på twitter

Vidare läsning:

WCAG – webbtillgänglighet

Universiell utformning

Svenskar och internet

Speltillgänglighet

APPOTEKET